关于做好新冠肺炎疫情防控工作文件材料归档工作的通知

校机关各部、处、院、室、中心,各直属单位,各学院,各校区管理委员会:

新型冠状病毒肺炎(以下简称“新冠肺炎”)疫情发生以来,根据党中央决策和中央统战部、广东省政府、学校党委的统一部署,学校精心组织,上下联动,全面贯彻落实疫情防控工作要求。学校在抗击疫情期间形成的文件材料是疫情防控工作的真实记录,对当前和今后的各项工作具有重要的凭证依据作用和查考利用价值,是学校档案不可或缺的一部分。为确保这些文件材料齐全完整、及时准确、有效利用,现就有关文件材料的收集归档工作通知如下。

一、归档材料范围

各单位在在疫情防控工作中直接形成的有利用和保存价值的各种门类和载体的记录(包括纸质文件材料、声像文件材料、电子文件材料和实物等),具体范围参照《暨南大学新冠肺炎疫情防控工作文件材料归档范围》(附件1)。

二、归档材料送交时间

各单位要高度重视疫情防控文件材料的收集归档工作,相关文件材料请于20211130日前移交学校档案馆。

三、归档要求

1.各单位要按照档案整理要求立卷归档,做到收集齐全、分类科学、整理规范、排列有序、程序合格。

2.任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。归档过程中如有任何疑问, 请及时与档案馆工作人员联系沟通。

暨南大学档案馆联系人:左老师、李老师;

联系电话:8522709285221799;

联系地址:暨南大学蔡冠深博物馆楼4楼。

  

附件:

1. 暨南大学新冠肺炎疫情防控工作文件材料归档范围

2. 暨南大学新冠肺炎疫情防控工作档案移交目录

  

  

暨南大学档案馆

202110月19日


  

附件1

暨南大学新冠肺炎疫情防控工作文件材料归档范围

一、上级机关下发我校有关疫情防控工作的重要文件,含领导讲话、指示、批示等文件材料 ;

二、学校关于成立疫情防控领导机构和工作机构,建立协调机制以及调整补充变更的文件材料;

三、学校落实上级要求并向上级报告疫情相关情况的请示、报告、汇报等文件材料;

四、学校召开的疫情防控专班会、专题会等各类会议记录、纪要、讲话、重要指示、批示等文件材料;

五、学校涉及疫情防控工作做出的决策、方案、规定、办法、意见、通知、通报、应急预案等文件资料;

六、各部门疫情防控工作计划、专组报告、总结等文件材料;

七、学校各部门应急值守工作记录、电话记录、应急预案、处理方案、应急处置报告等文件材料;

八、学校教师、课题组、学生为疫情防控工作做的科学研究项目与成果(含过程记录、应用说明、工作笔记、申报材料、效果分析、应用反馈等)

九、学校疫情防控期间教学形式创新、培养方式创新、就业方式创新的新举措、新方式以及效果评估相关的文件材料;

十、涉及疫情校园管控、交通保障、安全维稳、物资储备等形成的请示、批复、报告、函等文件材料;

十一、学校在接受社会捐赠及相关资金、物资的调拨、分配和使用等方面形成的文件材料。

十二、涉及学校后勤、资产公司、在建工地、社区居民疫情防控、生活保障工作记录以及文件材料;

十三、学校为抗击疫情防控做出牺牲或重大贡献的集体、人物事迹,工作笔记,总结汇报等;

十四、学校涉及疫情防控工作中形成的新闻宣传、舆情监控相关的文件材料、出版物、非公开出版物、画册、照片、音视频文件、新媒体文件、网页信息和实物等;

十五、学校涉及疫情防控工作中因功表彰的集体和个人通报等文件材料,或者因过失受处分的集体或个人的通报等文件材料;

十六、附属医院抗击疫情形成的文件材料,包括但不限于:

1.涉及疫情诊治、留观隔离的典型病例、诊疗方案、记录、病历等医疗文件材料;

2.开展线上问诊、线下诊治等抗疫工作的文件材料、媒体宣传材料。

3.反映医院参与抗击疫情工作(包括驰援湖北抗击疫情)的相关文件材料,包括反映医护工作者、科研工作者、院区防控工作者、后勤保障工作者等抗疫一线人员的团队工作文件、大事记、典型救助案例、典型病例资料、个人心得体会、抗疫日记、请战书、火线入党申请书、社会捐赠物资凭证、宣传资料、科普材料、原创文艺作品、在抗疫工作中涌现的先进典型事迹及英模人物表彰材料、工作证件、防护实物等。

十七、各单位参与疫情防控的特色工作材料。

十八、其他与学校涉及疫情防控工作有关的具有保存和利用价值的文件材料。

注意:各类文件一般只存盖章或领导签字的正式文件,非常重要的文件还需要存草稿(修改稿)定稿,文件排序为:正式文-定稿-草稿-附件,用不锈钢钉在左侧装订,并在右上角用碳素铅笔编写页码,出版物或汇编材料本身有页码的,只需将总页码写在首页右上角既可。

     

附件2

 暨南大学新冠肺炎疫情防控工作档案移交目录

移交单位(盖章):

移交日期:

移交人(签字):

联系电话:

接收人(签字):

联系电话:

序号

移交材料名称

形成时间

载体形式

份数

页数

备注






















注:载体形式是指纸质、照片、实物、录(音)像带、光盘、硬盘等